اگر صاحب یک کارگاه یا کارخانه تولید عسل هستید، احتمالاً این روزها به دنبال نرم‌افزاری می‌گردید که حساب و کتاب‌های کارتان را منظم کند. اینجاست که موضوع مهم ویژگی نرم افزار حسابداری مطرح می‌شود.

باید به این نکته توجه کنید که هر نرم‌افزار حسابداری به درد کار تولیدی مخصوصاً تولید عسل نمی‌خورد و باید نرم‌افزاری را انتخاب کنید، که بتواند نیازهای خاص صنعت عسل را پوشش دهد. یعنی هم فرآیند خرید مواد اولیه مثل شکر، موم و کندو را پوشش دهد و هم فرآیند تولید، بسته‌بندی، فروش و صادرات را به طور کامل مدیریت کند.

چرا داشتن نرم افزار حسابداری برای تولیدی عسل مهم است؟

تولید عسل با بقیه صنایع تفاوت دارد. مثلاً ممکن است یک کارگاه، کندوها را از زنبورداران مختلف خریداری کند، یا این‌که خودش زنبورداری داشته باشد.

محاسبه قیمت تمام شده هر کیلو عسل، ردیابی کیفیت مواد اولیه، هزینه‌های فرآوری، بسته‌بندی و توزیع، همه و همه مواردی هستند که حسابداری عمومی پاسخگوی آن‌ها نیست.

از طرف دیگر، صادرات عسل به کشورهای دیگر مثل کشورهای حوزه خلیج فارس یا اروپا می‌تواند فرآیند پیچیده‌ای از لحاظ مالیاتی و ارزی داشته باشد. پس نرم‌افزار حسابداری‌ که انتخاب می‌کنید، باید ماژول‌هایی داشته باشد که همه این پیچیدگی‌ها را به بهترین شکل مدیریت کند.

10 مورد از ویژگی‌های کلیدی یک نرم افزار حسابداری خوب برای تولیدی عسل

قبل از هر چیز، یک نرم‌افزار حسابداری مخصوص این صنعت باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

1. مدیریت موجودی مواد اولیه
امکان ثبت دقیق موجودی‌هایی مثل موم، شکر، داروهای زنبورداری، بطری‌ها، برچسب‌ها و ... را داشته باشد، تا هیچوقت در زمان تولید دچار کمبود یا انباشت بیش از حد نشوید.

1. ماژول بهای تمام شده تولید
   بهای تمام شده تولید، یکی از مهم‌ترین بخش‌هاست. شما باید بتوانید هزینه دقیق هر کیلو عسل تولید شده را محاسبه کنید؛ این محاسبات از هزینه خوراک زنبور تا بسته‌بندی و حمل و نقل را شامل می‌شود.
2. ماژول ردیابی کیفیت و سری ساخت (Batch Tracking)
   اگر به دنبال راحت‌تر کردن فرآیند و شرایط فروش به بازارهای حرفه‌ای و بین‌المللی هستید، باید بتوانید هر شیشه عسل را تا کندوی مادر ردیابی کنید.

به بیان ساده‌تر ماژول Batch Tracking یعنی این‌که نرم‌افزار حسابداری و تولیدی بتواند همه مراحل تولید و مواد اولیه را به هر دسته خاص از محصول نهایی متصل کند، تا در صورت بروز مشکل، بتوان به سرعت و دقیق آن را ردیابی کرد.

1. مدیریت فرآیند تولید چند مرحله‌ای
   تولید عسل ممکن است شامل مراحل مختلفی مثل تصفیه، حرارت‌دهی، طعم‌دهی، بسته‌بندی و آزمایش کیفیت باشد، پس نرم‌افزار باید امکان تعریف و مدیریت این مراحل را به شما بدهد.
2. مدیریت فروش و پخش
   ثبت سفارشات، مدیریت فاکتورها، تخفیف‌های عمده فروشی، درصد نمایندگان فروش و حتی امکان اتصال به فروشگاه آنلاین را در صورت نیاز داشته باشد.
3. مدیریت مالی و حسابداری یکپارچه
   ثبت تمام هزینه‌ها و درآمدها، محاسبه سود و زیان، صورت‌های مالی، ترازنامه و امکان ارتباط با نرم‌افزارهای مالیاتی.
4. گزارش‌دهی دقیق و قابل تنظیم
   برای مثال در این بخش نرم‌افزار باید امکان گزارش‌دهی سود به تفکیک محصول، مشتری یا بازار هدف، یا گزارش هزینه‌های تولید به تفکیک هر سری ساخت را داشته باشد.
5. مدیریت ارزی و صادرات
   برای تولیدکنندگان عسل صادراتی، نرم‌افزار باید امکان مدیریت ارزهای مختلف، ثبت LC یا حواله‌ها، محاسبه ارزش افزوده صادراتی و ثبت مالیات صادرات را داشته باشد.
6. سطوح دسترسی و امنیت اطلاعات
   امکان تعیین سطح دسترسی برای حسابدار، مدیر تولید، مدیر فروش و سایر کاربران باید در نرم‌افزار وجود داشته باشد، تا اطلاعات مالی حساس در دسترس همه نباشد.
7. پشتیبانی از استانداردهای بهداشت و کنترل کیفیت
   بعضی استانداردهای بین‌المللی مثل HACCP در تولید مواد غذایی الزامی هستند، از این رو نرم‌افزار باید امکان ثبت و ردیابی این دسته از اطلاعات را داشته باشد.

 

چرا استفاده از اکسل یا نرم افزار عمومی توصیه نمی‌شود؟

شاید فکر کنید که با یک فایل اکسل یا یک نرم‌افزار حسابداری عمومی هم می‌توان کار را راه انداخت. اما تجربه تولیدکنندگان بزرگ عسل نشان داده که این روش‌ها پر از خطا، وقت‌گیر و پرهزینه هستند.

استفاده از نرم‌افزار تخصصی باعث کاهش خطا، افزایش سرعت محاسبات، کاهش هزینه‌ها و افزایش شفافیت مالی می‌شود.

نرم افزار حسابداری مناسب تولیدی عسل چه ماژول‌هایی باید داشته باشد؟

یک نرم‌افزار حسابداری مناسب برای تولیدی عسل باید فراتر از ثبت هزینه‌ها و درآمدهای معمول عمل کند و نیازهای خاص این صنعت را برآورده کند.

در تولید عسل، فرآیندها به شکل زنجیره‌ای به هم وصل‌اند: از خرید موم، شکر و تجهیزات زنبورداری گرفته تا فرآوری عسل، بسته‌بندی، فروش داخلی و حتی صادرات. پس نرم‌افزار باید ماژول‌هایی برای مدیریت این زنجیره کامل داشته باشد.

در ادامه به 7 مورد از مهم‌ترین ماژول‌های نرم افزار حسابداری مناسب تولیدی عسل و مزایای هریک اشاره می‌کنیم.

ماژول مدیریت خرید

• ثبت سفارشات مواد اولیه
• مدیریت تامین‌کنندگان (مانند زنبورداران)
• مقایسه قیمت‌ها
• پیش‌بینی نیاز به خرید بر اساس برنامه تولید

ماژول انبار و موجودی

• ردیابی موجودی موم، شکر، مواد شیمیایی، برچسب و بطری
• هشدار کمبود موجودی
• انبارگردانی دوره‌ای

ماژول تولید (فرمولاسیون)

• تعریف فرمول تولید انواع عسل (عسل چندگیاه، عسل وحشی، عسل صادراتی)
• محاسبه بهای تمام شده به صورت خودکار
• محاسبه ضایعات

ماژول حسابداری مالی

• ثبت اسناد حسابداری
• گزارش سود و زیان
• ترازنامه و دفاتر قانونی
• گزارش مالیات بر ارزش افزوده و مالیات بر عملکرد

ماژول فروش

• صدور پیش‌فاکتور، فاکتور رسمی و غیررسمی
• مدیریت مشتریان
• مدیریت وصول مطالبات
• ثبت تخفیف‌های دوره‌ای یا مناسبتی

ماژول صادرات

• ثبت حواله‌های ارزی
• مدیریت تسویه حساب‌های بین‌المللی
• صدور فاکتورهای صادراتی با زبان انگلیسی یا عربی

ماژول گزارش‌گیری

• امکان تهیه انواع گزارش‌های مالی، تولیدی، انبار و فروش
• گزارش بهای تمام شده به تفکیک هر محصول
• گزارش‌های مدیریتی برای بهبود تصمیم‌گیری

چه نرم افزارهایی مناسب تولیدی عسل هستند؟

تجربه نشان داده نرم‌افزارهایی که دارای نسخه‌های مخصوص صنایع غذایی هستند، می‌توانند گزینه‌های خوبی برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط تولیدکننده عسل باشند. اما اگر تولید شما بزرگ، صادراتی یا چند شعبه‌ای است، به نرم‌افزارهای ERP نیاز پیدا خواهید کرد، که امکانات پیشرفته‌تر و سفارشی‌سازی بیشتری را ارائه می‌دهند.

جمع‌بندی

انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای تولیدی عسل یک تصمیم کلیدی است، که می‌تواند در کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و رشد کسب‌وکار شما تاثیر مستقیم بگذارد. فقط کافی است نرم‌افزاری را انتخاب کنید که دقیقاً با نیازهای تولید عسل هماهنگ باشد و ماژول‌های مورد نیاز این صنعت را پوشش دهد.

اگر هنوز در انتخاب نرم‌افزار مناسب مردد هستید، پیشنهاد می‌کنیم ابتدا به دقت به نیازهای کارخانه یا کارگاه خود نگاه کنید و سپس با مشاوران نرم‌افزارهای تخصصی صنایع غذایی مشورت کنید. این کار در گرفتن بهترین تصمیم و همچنین پیشی گرفتن از رقبا به شما کمک شایانی می‌کند.